Eine der häufigsten Fragen die ich in Erstgesprächen höre: "Sollen wir ein bestehendes Tool kaufen oder etwas Eigenes bauen lassen?" Die kurze Antwort: Es kommt drauf an. Die längere Antwort ist dieser Artikel.
Die Entscheidung zwischen Standard-Software und Custom Development ist keine technische — sie ist eine geschäftliche. Und sie hängt von weniger Faktoren ab als die meisten denken.
Wann Standard-Software die richtige Wahl ist
Für die meisten Geschäftsprozesse gibt es bereits Software die funktioniert. Buchhaltung, Zeiterfassung, Projektmanagement, E-Mail-Marketing — diese Probleme sind so universell, dass dutzende oder hunderte Anbieter darum konkurrieren. Und das ist gut so.
Standard-Software ist die richtige Wahl wenn:
- Ein bestehendes Tool 90% oder mehr Ihrer Anforderungen abdeckt. Perfekt wird kein Tool jemals sein. Aber wenn 90% passen und die restlichen 10% verschmerzbar sind, ist kaufen fast immer günstiger als bauen.
- Viele Unternehmen das gleiche Problem haben. Buchhaltung ist Buchhaltung. Zeiterfassung ist Zeiterfassung. Wenn Ihr Problem nicht einzigartig ist, hat es jemand bereits gelöst — oft besser als Sie es mit einem Custom-Tool könnten.
- Sie schnell starten wollen. Ein SaaS-Tool ist in Minuten einsatzbereit. Eine Custom-Entwicklung dauert Wochen bis Monate. Wenn Geschwindigkeit zählt, ist die Standard-Lösung der pragmatische Weg.
- Das Budget für Custom-Entwicklung nicht da ist. Eigenentwicklung hat höhere Anfangskosten. Wenn das Budget aktuell begrenzt ist, ist ein monatliches Abo oft die realistischere Option.
Ich sage das bewusst, obwohl ich mit Custom Development mein Geld verdiene: Nicht jedes Problem braucht eine individuelle Lösung. Manchmal ist das beste Tool das, das es schon gibt.
Wann Custom Development Sinn macht
Aber es gibt Situationen, in denen Standard-Software an ihre Grenzen stösst. Und das sind oft genau die Situationen, in denen Unternehmen am meisten unter dem Status Quo leiden.
Kein Tool löst Ihr spezifisches Problem. Sie haben gesucht, getestet, verglichen — und nichts passt. Vielleicht ist Ihr Prozess zu speziell, zu branchenspezifisch oder zu eng mit anderen Systemen verwoben. Wenn kein Tool 70% abdeckt, ist kaufen keine Option.
Sie verbinden drei oder mehr Tools mit Workarounds. Das ist ein klassisches Warnsignal. Wenn Sie Daten per Copy-Paste zwischen drei Systemen verschieben, Excel als Middleware nutzen oder manuelle Schritte brauchen um Tools zu verbinden, die eigentlich zusammenarbeiten sollten — dann ist der Gesamtprozess kaputt, auch wenn die einzelnen Tools funktionieren.
Die laufenden SaaS-Kosten übersteigen die Entwicklungskosten. SaaS-Tools haben niedrige Einstiegskosten, aber sie summieren sich. Besonders wenn Sie mehrere Tools nutzen, Pro-Pläne brauchen oder die Nutzerzahl wächst. Irgendwann erreichen Sie einen Punkt, an dem eine einmalige Custom-Entwicklung günstiger ist als jahrelange Abos.
Der Prozess ist ein Wettbewerbsvorteil. Das ist der wichtigste Punkt und wird oft übersehen. Wenn ein Prozess genau das ist, was Sie von Ihren Mitbewerbern unterscheidet — dann wollen Sie keine Standard-Software nutzen, die Ihre Mitbewerber genauso kaufen können. Dann wollen Sie etwas Eigenes, das genau auf Ihr Geschäft zugeschnitten ist.
Die Kostenfrage — ehrlich
Lassen Sie uns konkret werden. Die Kosten sind oft das Hauptargument, aber sie werden selten sauber verglichen.
Rechenbeispiel: SaaS vs. Custom
In diesem Beispiel amortisiert sich die Custom-Entwicklung nach 25 Monaten. Ab Monat 26 sparen Sie jeden Monat CHF 200. Nach 5 Jahren haben Sie CHF 7'000 gespart.
Aber die Rechnung hat Nuancen:
- SaaS inkludiert Updates und Wartung. Ein Custom-Tool muss gewartet werden. Rechnen Sie mit 10–20% der Entwicklungskosten pro Jahr für Anpassungen und Bugfixes.
- SaaS skaliert automatisch. Mehr Nutzer, mehr Daten — das SaaS-Tool wächst mit (wenn auch zu höheren Kosten). Ein Custom-Tool muss eventuell angepasst werden.
- Custom gibt Ihnen Kontrolle. Keine Preiserhöhungen, keine Feature-Änderungen die Sie nicht wollen, kein Vendor Lock-in. Die Daten gehören Ihnen.
Die ehrliche Wahrheit: Für kleine Beträge — unter CHF 100 pro Monat — lohnt sich Custom selten. Für alles über CHF 300 pro Monat sollte man zumindest rechnen. Und wenn Sie mehrere SaaS-Tools mit je CHF 50–200 kombinieren, summiert sich das schneller als man denkt.
Der Hybridansatz — oft der pragmatischste Weg
In der Praxis empfehle ich meistens einen Mittelweg: Standard-Software wo es passt, Custom-Tools für die Lücken dazwischen.
Konkret sieht das so aus:
- Buchhaltung: Standard-Software. Bexio, Abacus, Run my Accounts — je nach Grösse und Anforderung. Buchhaltung ist reguliert und standardisiert, da gibt es keinen Grund für Custom.
- ERP: Standard-Software (z.B. Weclapp) mit Custom-Erweiterungen. Das ERP als Kern, aber mit Scripts und Automatisierungen die die Lücken füllen.
- Spezifische Prozesse: Custom. Der Kalkulations-Workflow der genau zu Ihrem Geschäft passt. Das interne Dashboard das Daten aus drei Quellen zusammenführt. Die Automatisierung die einen Prozess abbildet, den kein Standard-Tool kennt.
API-Integrationen sind der Klebstoff in diesem Modell. Sie verbinden Standard-Software mit Custom-Tools zu einem Gesamtsystem, das sich anfühlt wie aus einem Guss — auch wenn es das technisch nicht ist.
Meine Faustregel
Am Ende lässt sich die Entscheidung auf drei Fragen reduzieren:
1. Gibt es ein Tool das 90% Ihrer Anforderungen abdeckt?
Wenn ja: kaufen. Die fehlenden 10% sind fast nie den Aufwand einer Eigenentwicklung wert.
2. Verbinden Sie gerade drei oder mehr Tools mit Excel, Copy-Paste oder manuellen Schritten?
Wenn ja: Custom. Nicht unbedingt alles ersetzen — aber den Kleber zwischen den Systemen professionell bauen.
3. Ist der Prozess einzigartig für Ihr Geschäft?
Wenn ja: Custom. Ihr Wettbewerbsvorteil sollte nicht von der Verfügbarkeit eines SaaS-Tools abhängen.
Die beste Software-Entscheidung ist nicht die technisch eleganteste — sondern die, die Ihr konkretes Problem am zuverlässigsten löst, ohne mehr Komplexität zu schaffen als sie beseitigt.
Und wenn Sie unsicher sind: Fragen Sie jemanden, der Ihnen auch "kaufen" empfiehlt, wenn das die bessere Antwort ist. Gute Beratung erkennt man daran, dass sie manchmal vom eigenen Produkt abrät.