Anwendungsbereich

Automatisierung für Dienstleister & Agenturen

Repetitive Aufgaben fressen Ihre Marge. Ich automatisiere, was sich automatisieren lässt — und baue die internen Tools, die Ihr Team produktiver machen.

AI-Integration Custom Dashboards Workflow-Automation

Der Alltag in Agenturen und Dienstleistungsunternehmen

In einer Agentur oder einem Dienstleistungsunternehmen ist Zeit die wertvollste Ressource — und gleichzeitig die, die am meisten verschwendet wird. Nicht auf Kundenprojekten, sondern auf internen Aufgaben.

Client-Reports die jede Woche manuell zusammengestellt werden. Projektzeiten die in Excel erfasst und dann nochmal ins Rechnungstool übertragen werden. Status-Updates die per E-Mail hin und her gehen. Und irgendwo eine Tabelle die niemand mehr pflegt, obwohl alle wichtigen Zahlen drin stehen sollten.

Das sind keine Luxusprobleme — das sind Effizienz-Killer. Und das Frustrierende: die meisten dieser Aufgaben liessen sich mit den richtigen Tools in Minuten statt Stunden erledigen.

Was ich für Dienstleister automatisiere

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Automatische Client-Reports

Daten aus Ihren Tools (Zeiterfassung, Analytics, Projektmanagement) werden automatisch zusammengefasst und als Report aufbereitet — wöchentlich oder monatlich, im Design Ihrer Agentur. Sie prüfen und versenden. 10 Minuten statt 2 Stunden pro Kunde.

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Interne Dashboards

Wie läuft das Quartal? Welche Projekte sind profitabel, welche nicht? Wie ausgelastet ist das Team? Ein Dashboard das diese Fragen in Echtzeit beantwortet — nicht am Quartalsende wenn es zu spät ist.

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Workflow-Automatisierung

Neuer Kunde → Projekt anlegen → Ordner erstellen → Team informieren → Kick-off Agenda senden. Solche Ketten laufen automatisch, ausgelöst durch ein Event in Ihrem Projektmanagement-Tool.

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AI für Content & Kommunikation

Entwürfe für E-Mails, Meeting-Zusammenfassungen, Social-Media-Posts — AI generiert den ersten Entwurf basierend auf Ihren Vorgaben. Sie redigieren und passen an. Der kreative Teil bleibt bei Ihnen, die Fleissarbeit übernimmt die Maschine.

Wie das technisch funktioniert

Ich arbeite mit den APIs Ihrer bestehenden Tools — Projektmanagement (Asana, Monday, Notion), Zeiterfassung, CRM, Analytics. Die Daten werden automatisiert zusammengeführt, aufbereitet und dort bereitgestellt wo Sie sie brauchen: als Report, Dashboard oder Notification.

AI-Funktionen laufen über Claude oder OpenAI, je nach Anforderung. Für datensensible Aufgaben setze ich auf Self-Hosting in der Schweiz. Die Web-Dashboards sind eigenständige Anwendungen — kein Plugin, kein Abo bei einem Dritten.

Python REST APIs Claude AI n8n HTML/CSS/JS
Aus der Praxis

Konkretes Beispiel

Automatische Monatsreports für eine Marketingagentur (8 Mitarbeiter)

Ausgangslage
Jeden Monat verbrachte ein Projektmanager 2 Tage damit, Client-Reports zusammenzustellen. Daten aus Google Analytics, Social Media, Zeiterfassung und Projektmanagement — alles manuell in PowerPoint übertragen.
Lösung
Automatisierte Datensammlung aus allen Quellen. Report-Template wird automatisch befüllt, Grafiken generiert, Zusammenfassung per AI erstellt. Der Projektmanager prüft und passt an — fertig.
Ergebnis
2 Tage Arbeit → 2 Stunden. Für 12 Kunden pro Monat. Das sind 20 Arbeitstage im Jahr die jetzt in Kundenprojekte fliessen statt in Reports.
2 Tage → 2 Stunden pro Kunde und Monat

FAQ für Dienstleister & Agenturen

Welche Tools nutzen Sie für die Automatisierung?
Das hängt von Ihrem Stack ab. Ich arbeite mit den APIs von gängigen Tools wie Asana, Monday, Notion, HubSpot, Google Workspace und vielen anderen. Das Ziel ist immer: Ihre bestehenden Tools besser nutzen, nicht neue einführen.
Kann AI unsere Texte schreiben?
Erste Entwürfe ja. Aber die kreative Kontrolle bleibt bei Ihnen. AI ist gut für Strukturierung, Zusammenfassungen und Routinetexte. Für Markenstimme, Strategie und Kreativität braucht es nach wie vor Menschen. Ich baue das so, dass AI Ihnen Arbeit abnimmt — nicht Ihre Arbeit ersetzt.
Was kostet das?
Ab CHF 2'500 für einzelne Automatisierungen. Ein Dashboard oder ein kompletter Report-Workflow liegt typisch zwischen CHF 4'000 und 8'000. Im Erstgespräch klären wir den Umfang und ich mache ein verbindliches Angebot.
Wir haben keinen internen IT-Menschen — ist das ein Problem?
Nein, genau dafür bin ich da. Die meisten meiner Kunden haben keine eigene IT-Abteilung. Ich übernehme Setup, Hosting und Wartung. Sie müssen nichts installieren oder konfigurieren.

Ihre Zeit gehört Ihren Kunden, nicht Excel.

30 Minuten, kostenlos. Sie erzählen mir was Sie ausbremst — ich sage Ihnen ob und wie ich helfen kann.

Agentur-Prozesse besprechen
Oder schreiben Sie mir: info@w2labs.ch