Automatisierung für Handel & Vertrieb
Aufträge, Rechnungen, Lagerbestände — im Handel laufen täglich hunderte kleine Prozesse die einzeln nicht auffallen, aber zusammen Stunden fressen. Ich räume auf.
Der Alltag im Handel
Ein typischer Tag in einem Handelsunternehmen mit 10–30 Mitarbeitern: Aufträge kommen per E-Mail, über den Webshop und telefonisch rein. Jeder Kanal hat sein eigenes Format. Jemand im Innendienst überträgt die Daten ins ERP — Artikel, Mengen, Lieferadressen, Sonderkonditionen. Das dauert pro Auftrag 5–10 Minuten. Bei 30 Aufträgen am Tag sind das 3–5 Stunden reine Tipparbeit.
Dazu kommen Lagerbestände die nicht in Echtzeit aktuell sind. Ein Kunde bestellt, der Artikel zeigt «verfügbar», aber im Lager steht er nicht mehr. Die Rechnung geht raus, sobald jemand dran denkt — nicht automatisch nach der Lieferung. Und Reports? Die gibt's wenn die Buchhaltung Zeit hat, also monatlich statt täglich.
Das sind keine grossen IT-Projekte die hier fehlen. Das sind kleine, gezielte Automatisierungen die in Summe Stunden pro Tag sparen.
Was ich für Handelsunternehmen automatisiere
Auftragsimport aus mehreren Kanälen
Webshop, E-Mail, EDI — egal woher der Auftrag kommt: eine Schnittstelle nimmt ihn entgegen, validiert die Daten (Artikelnummer existiert? Bestand reicht? Kunde angelegt?) und legt ihn im ERP an. Ohne Abtippen, ohne Fehler.
Automatische Rechnungsstellung
Lieferschein erstellt — Rechnung wird automatisch generiert und versendet. Zahlungskonditionen, Rabatte und Mehrwertsteuer werden aus den Kundenstammdaten gezogen. Kein Vergessen, kein Verzug.
Lagerbestand in Echtzeit
Wareneingang, Reservierungen und Versand werden automatisch verbucht. Der Vertrieb sieht jederzeit den aktuellen, verfügbaren Bestand — nicht den von gestern Abend.
Tägliche Vertriebsreports
Umsatz nach Kunde, Produktgruppe, Region. Offene Aufträge, überfällige Rechnungen, Retouren. Jeden Morgen im Postfach oder als Live-Dashboard — automatisch zusammengestellt aus den ERP-Daten.
Technisch einfach erklärt
Die meisten Automatisierungen basieren auf der API Ihres ERP-Systems. Ich lese Daten aus (Aufträge, Artikel, Kunden), verarbeite sie nach Ihren Regeln und schreibe das Ergebnis zurück. Kein Eingriff ins ERP selbst, keine Plugin-Installation, kein Risiko.
Konkretes Beispiel
Auftragsimport für ein Handelsunternehmen (25 Mitarbeiter, Deutschschweiz)
30–40 Aufträge pro Tag, überwiegend per E-Mail und Webshop. Zwei Sachbearbeiterinnen im Innendienst haben den halben Tag mit Abtippen verbracht. Fehler bei Artikelnummern und Mengen kamen regelmässig vor.
Automatische Schnittstelle zwischen Webshop und Weclapp. E-Mail-Aufträge werden über ein Formular strukturiert erfasst. Validierung prüft Artikel, Bestand und Kundenkonditionen vor der Anlage.
Null manuelles Abtippen bei Webshop-Aufträgen. E-Mail-Aufträge in 2 Minuten statt 10. Fehlerquote praktisch null. Die beiden Sachbearbeiterinnen haben jetzt Zeit für Kundenbetreuung statt Dateneingabe.
Häufige Fragen
Wir nutzen kein Weclapp — geht es trotzdem?
Ja. Ich arbeite auch mit anderen ERP-Systemen, solange sie eine API haben. Die Logik ist dieselbe — Daten auslesen, verarbeiten, zurückschreiben. Weclapp kenne ich am besten, aber die Prinzipien übertragen sich direkt.
Können auch Webshop-Aufträge automatisiert werden?
Ja. Die meisten Shopsysteme (WooCommerce, Shopify, Shopware) haben APIs, über die Aufträge automatisch ins ERP übertragen werden können. Inklusive Artikel, Mengen, Kundendaten und Zahlungsstatus.
Was kostet Automatisierung für ein Handelsunternehmen?
Ab CHF 2'500 für einzelne Prozesse wie einen Auftragsimport oder automatische Rechnungsstellung. Grössere Projekte mit mehreren Schnittstellen liegen typischerweise zwischen CHF 5'000 und 15'000. Im Erstgespräch schätze ich den Aufwand konkret ein.
Wie schnell sehen wir Ergebnisse?
Die erste Automatisierung steht in 2–4 Wochen. Einfache Schnittstellen (z.B. Webshop zu ERP) oft schneller. Sie müssen nicht alles auf einmal machen — ein Prozess nach dem anderen ist der sinnvollste Weg.
Ihr Innendienst hat Besseres verdient.
30 Minuten, kostenlos. Erzählen Sie mir wo es hakt.
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