Die 3 grössten Fehler bei Automatisierungsprojekten

In 8 Jahren habe ich genug Automatisierungsprojekte gesehen, die schiefgegangen sind — eigene und fremde. Die Fehler wiederholen sich. Hier sind die drei häufigsten, und wie Sie sie vermeiden.

Automatisierung ist kein Selbstläufer. Die Technik funktioniert meistens — das Problem liegt fast immer woanders. In der Planung, im Prozessverständnis oder in den Details, an die niemand gedacht hat.

Ich schreibe das nicht als theoretische Abhandlung. Ich habe diese Fehler gesehen. Bei Kunden, bei Projekten die ich übernommen habe, und ehrlich gesagt: auch bei meinen eigenen frühen Projekten. Die gute Nachricht: Alle drei sind vermeidbar, wenn man sie kennt.

Fehler 1 — Alles auf einmal

Ein Unternehmen entdeckt Automatisierung und sieht plötzlich überall Potenzial. Die Auftragsverarbeitung, die Reports, die Rechnungen, die Lagerverwaltung, die Kundenkommunikation — alles soll automatisiert werden. Am besten sofort. Am besten in einem Projekt.

Also wird ein grosses Projekt aufgesetzt. Zehn Prozesse, ein ambitionierter Zeitplan, ein Budget das für alles reichen soll. Die ersten Wochen laufen gut. Dann kommen die ersten Änderungswünsche. Dann stellt sich heraus, dass Prozess drei komplizierter ist als gedacht. Dann hat die Buchhaltung Sonderwünsche. Dann ändert sich die ERP-Version.

Nach sechs Monaten funktionieren drei von zehn Prozessen halbwegs. Die anderen sieben sind in verschiedenen Stadien der Unvollständigkeit. Das Budget ist aufgebraucht. Die Motivation auch.

Das Grundproblem: Grosse Projekte sind komplex. Komplexität vervielfacht sich mit jedem Prozess, der dazukommt. Und in einem grossen Projekt ist es schwer, Prioritäten zu setzen — weil alles gleichzeitig wichtig erscheint.

Die Alternative: Einen Prozess. Richtig. Fertig. Getestet. Im Einsatz. Dann den nächsten. Das fühlt sich langsamer an, ist es aber nicht. Denn nach dem ersten Prozess haben Sie etwas, das funktioniert. Sie haben Erfahrung gesammelt. Sie wissen, wie Ihr Dienstleister arbeitet. Und Sie haben ein Erfolgserlebnis, das die Motivation für den nächsten Schritt liefert.

In meiner Erfahrung kommen Unternehmen, die Schritt für Schritt vorgehen, nach einem Jahr weiter als solche, die alles auf einmal versuchen. Weil nichts halbfertig herumliegt. Weil jede Automatisierung einzeln geprüft und angepasst werden kann. Und weil das Wissen aus dem ersten Projekt die folgenden besser und schneller macht.

Fehler 2 — Den Prozess automatisieren, wie er ist

Das ist der subtilere Fehler, und deshalb der gefährlichere.

Ein Unternehmen hat einen Prozess, der seit Jahren manuell läuft. Er funktioniert — irgendwie. Es gibt Workarounds, ungeschriebene Regeln, Sonderfälle die nur Frau Müller kennt, und einen Excel-Schritt der historisch gewachsen ist und den niemand mehr hinterfragt.

Jetzt soll dieser Prozess automatisiert werden. Der natürliche Instinkt: den bestehenden Ablauf 1:1 nachbauen. Schritt für Schritt, so wie er heute ist. Inklusive aller Workarounds, Sonderfälle und Excel-Schritte.

Das Ergebnis: Eine Automatisierung, die einen schlechten Prozess schneller schlecht macht.

Ich sehe das häufig bei Auftragsverarbeitungen. Der manuelle Prozess hat sieben Schritte, weil er über Jahre gewachsen ist. Drei davon existieren nur, weil ein anderes System die Daten in einem bestimmten Format braucht. Einer ist ein manueller Prüfschritt, der eingeführt wurde, weil vor drei Jahren jemand einen Fehler gemacht hat der inzwischen technisch gar nicht mehr passieren kann.

Wenn ich diesen Prozess automatisiere, automatisiere ich sieben Schritte. Wenn ich den Prozess zuerst vereinfache, sind es vielleicht vier. Weniger Schritte bedeuten: weniger Fehlerquellen, weniger Wartungsaufwand, niedrigere Kosten, schnellere Umsetzung.

Der richtige Ansatz: Bevor Sie automatisieren, fragen Sie sich bei jedem Schritt: Warum machen wir das so? Ist das noch nötig? Gibt es einen einfacheren Weg? Oft löst allein diese Übung schon das halbe Problem — manchmal sogar ganz ohne Automatisierung.

Das heisst nicht, dass Sie monatelang Prozessoptimierung betreiben müssen. Eine Stunde mit den beteiligten Mitarbeitern reicht oft, um die offensichtlichen Vereinfachungen zu identifizieren. Und diese Stunde spart Ihnen Tage in der Umsetzung.

Fehler 3 — Kein Error-Handling

Dieser Fehler ist technischer Natur, aber seine Auswirkungen sind sehr geschäftlich.

Jede Automatisierung wird für den Normalfall gebaut: Die Daten kommen im richtigen Format, die API antwortet, alle Felder sind gefüllt, alles läuft wie geplant. Der «Sunny Path» — der sonnige Weg — funktioniert immer. Das ist der einfache Teil.

Der schwierige Teil ist alles andere: Was passiert, wenn die API nicht antwortet? Wenn die Daten falsch formatiert sind? Wenn ein Pflichtfeld leer ist? Wenn das System eine unerwartete Fehlermeldung zurückgibt? Wenn die Verbindung abbricht? Wenn sich das Datenformat ändert, weil jemand im ERP ein Feld umbenannt hat?

Ohne Error-Handling passiert in diesen Fällen eines von zwei Dingen: Die Automatisierung bricht still ab — und niemand merkt es. Oder sie läuft weiter mit falschen Daten — und jemand merkt es erst, wenn der Schaden schon passiert ist.

Ich habe Automatisierungen übernommen, die wochenlang fehlerhafte Daten ins ERP geschrieben haben, weil ein Feld sich geändert hatte und niemand informiert wurde. Ich habe Workflows gesehen, die um 3 Uhr nachts still abgebrochen sind — und am Morgen wunderte sich jemand, warum die Aufträge fehlten.

Robustes Error-Handling ist nicht optional. Es ist der Unterschied zwischen einer Automatisierung, die zuverlässig läuft, und einer, die eine tickende Zeitbombe ist.

Was das konkret bedeutet:

• Fehler erkennen: Prüfen, ob die Daten vollständig und korrekt sind, bevor sie verarbeitet werden.
• Fehler behandeln: Bei einem Problem nicht einfach abbrechen, sondern sinnvoll reagieren — den Datensatz überspringen und den Rest weiterverarbeiten, oder es nach einer Wartezeit erneut versuchen.
• Fehler melden: Jemand muss informiert werden, wenn etwas schiefgeht. Per E-Mail, per Notification, per Dashboard — egal wie, Hauptsache zeitnah.
• Fehler protokollieren: Aufzeichnen, was passiert ist, wann und warum. Damit man den Fehler analysieren und beheben kann, statt nur die Symptome zu behandeln.

Gutes Error-Handling kostet mehr in der Umsetzung. Aber es spart ein Vielfaches an Folgekosten. Ich baue es bei jedem Projekt von Tag 1 ein — das ist keine Verhandlungssache.

Bonus: Der leise vierte Fehler

Ich nenne ihn den «leisen» Fehler, weil er nicht sofort weh tut. Er zeigt sich erst Monate später.

Keine Dokumentation.

Das Projekt wird umgesetzt, getestet, in Betrieb genommen. Alles funktioniert. Alle sind zufrieden. Sechs Monate vergehen. Dann ändert sich etwas — ein neues Feld im ERP, eine andere API-Version, ein geänderter Geschäftsprozess. Plötzlich stimmen die Daten nicht mehr.

Und jetzt? Niemand weiss mehr genau, wie die Automatisierung funktioniert. Welche Felder gemappt werden. Welche Bedingungen gelten. Warum Schritt 4 so ist wie er ist. Der Entwickler, der es gebaut hat, erinnert sich vielleicht noch an die Grundzüge — aber nicht an die Details.

Also muss jemand sich einarbeiten. Den Code lesen. Die Workflows durchgehen. Verstehen, was gemacht wurde und warum. Das dauert Stunden oder Tage — für eine Änderung, die mit Dokumentation in 30 Minuten erledigt wäre.

Gute Dokumentation muss nicht aufwändig sein. Ein kurzes Dokument pro Automatisierung: Was tut sie? Welche Systeme sind beteiligt? Welche Daten werden übertragen? Welche Sonderfälle gibt es? Wo liegen die Zugangsdaten? An wen wendet man sich bei Problemen?

Das braucht pro Automatisierung vielleicht eine Stunde. Und es spart bei der ersten Änderung ein Vielfaches davon.

Wie es besser geht

Die Zusammenfassung ist fast enttäuschend einfach:

1. Klein anfangen. Ein Prozess, richtig, fertig. Dann der nächste.
2. Prozess vorher vereinfachen. Nicht automatisieren, was überflüssig ist.
3. Error-Handling von Tag 1. Nicht nachträglich einbauen, wenn der erste Fehler passiert ist.
4. Dokumentation mitliefern. Für die Person, die in sechs Monaten etwas ändern muss — und das werden Sie oder Ihr Nachfolger sein.

Das klingt banal. Es wird trotzdem in der Mehrheit der Projekte nicht gemacht. Nicht aus Unwissen, sondern aus Zeitdruck, Begeisterung oder dem Gefühl, dass Dokumentation und Error-Handling «später» kommen können. Sie können es nicht. Später ist zu spät.

Die besten Automatisierungsprojekte, die ich gesehen habe, waren nicht die technisch brillantesten. Es waren die, die sauber geplant, einfach gehalten und ordentlich dokumentiert waren.

Wenn Sie ein Automatisierungsprojekt planen — oder eines haben, das nicht rund läuft — sprechen Sie mich an. Ich schaue mir das ehrlich an und sage Ihnen, was zu tun ist. Auch wenn die Antwort manchmal «weniger, nicht mehr» lautet.